Steuerberatung
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Bewirtungskosten und Geschenke im Lohnsteuerrecht

Sehr geehrte Damen und Herren,

wie Sie wissen, zählt zum Arbeitslohn nicht nur der bare Lohn, sondern grundsätzlich auch jede unentgeltliche oder verbilligte Zuwendung in Geldeswert, soweit diese im Rahmen des Dienstverhältnisses erfolgt. Einnahmen, die nicht in Geldleistungen bestehen, werden als Sachbezüge oder geldwerte Vorteile bezeichnet. Zu diesen Sachbezügen bzw. geldwerten Vorteilen zählen unter gewissen Voraussetzungen auch Geschenke und Bewirtungen.
Nachfolgend will ich/wollen wir Ihnen in Grundzügen die Systematik der Besteuerung solcher Zuwendungen darlegen und aufzeigen, wie und wo Sie als Arbeitgeber Buchungsaufwendungen reduzieren und Ihre Mitarbeiter Steuern sparen können.
Steuerpflichtige Geschenke
Beschenkt der Arbeitgeber seine Mitarbeiter, nimmt das Finanzamt an, dass diese Zuwendungen stets aufgrund des Dienstverhältnisses erfolgen. Selbst wenn der Grund für das Geschenk in der Person des Arbeitnehmers liegt, ändert das nichts an einer Steuerpflicht.
Der Steuerpflicht unterliegt der Wert des Geschenks. Dieser ist dem Lohnsteuerabzug gemäß den Vorschriften zu unterwerfen, die für sonstige Bezüge (Einmalzahlungen) gelten. Maßgeblicher Steuerwert ist stets der für das Geschenk übliche Endpreis am Abgabeort und im Zeitpunkt der Abgabe, also der Preis, der für das Geschenk tatsächlich bezahlt worden ist.
Sonderpreise bleiben hier grundsätzlich unberücksichtigt, allerdings gibt es auch Ausnahmen. Handelt es sich bei der Zuwendung z. B. um eine Ware oder Dienstleistung, welche der Arbeitgeber auch fremden Letztverbrauchern zu einem niedrigeren als dem üblichen Preis zuwendet, kann dieser Wert unter bestimmten Voraussetzungen angesetzt werden. Sprechen Sie in diesem Fall mit mir/uns. Beachten Sie auch, dass Geldgeschenke stets der Lohnsteuer unterliegen, auch wenn sie gering sind.
Steuerfreie Aufmerksamkeiten
Nicht dem Lohnsteuerabzug unterliegen hingegen solche Sachgeschenke, die eine bloße Aufmerksamkeit aus Anlass eines persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers darstellen. Es handelt sich hier um sog. Annehmlichkeiten oder Aufmerksamkeiten. Welche Zuwendungen als Aufmerksamkeiten steuerfrei sind, hängt vom Einzelfall ab. Die Finanzverwaltung lässt als Aufmerksamkeiten Zuwendungen im Wert von bis zu 60 EUR gelten und nennt folgende Beispiele: Blumen, Genussmittel, Bücher, Tonträger.
Nach neuester Ansicht der Finanzverwaltung gelten die Regelungen für steuerfreie Aufmerksamkeiten auch für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind. Damit kann ab sofort die für Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer geltende Steuerbegünstigung auch für Ihre Geschäftspartner Anwendung finden. Sie müssen also Aufmerksamkeiten im Wert von bis zu 60 EUR (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr in die Bemessungsgrundlage der Pauschalsteuer einbeziehen. Darüber hinaus gelten weitere Vereinfachungsregelungen, die ich/wir Ihnen gerne näher erläutere/erläutern.
Betriebsveranstaltungen
Ferner rechnen solche Sachzuwendungen nicht zum Arbeitslohn, die im ganz überwiegend betrieblichen Interesse erbracht werden. Ein solches liegt z. B. vor, wenn Geschenke im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gemachtwerden. Für Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen wurde zum 1.1.2015 ein Freibetrag von 110 EUR (inkl. Umsatzsteuer) eingeführt. Der Freibetrag gilt je Betriebsveranstaltung bis zu maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr.
Darin eingeschlossen sind Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten, die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten oder Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen oder sonstige Geschenke. Alle Aufwendungen sind dem Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen zuzurechnen.
Lassen Sie allerdings Vorsicht walten, wenn die Betriebsveranstaltung nur dazu dient, Geschenke zu übergeben oder wenn pro Kalenderjahr mehr als zwei Betriebsveranstaltungen stattfinden. Ist dies der Fall, werden Zuwendungen ab der dritten Veranstaltung in jedem Fall steuerpflichtig!
Die Grenzen zwischen steuerpflichtigen Geschenken und solchen Zuwendungen, die als bloße Aufmerksamkeiten zu werten sind oder im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse erbracht werden, sind fließend. Daher bietet die Steuerpflicht von Geschenken an Mitarbeiter immer wieder großes Streitpotenzial mit der Finanzverwaltung. Auch die Rechtsprechung hierzu füllt bereits Bände.
Mein/Unser Tipp
Laden Sie Ihre Mitarbeiter zur Betriebsfeier ins Theater ein. Denn Theaterkarten zählen zu den "üblichen Zuwendungen", wenn sie Bestandteil des Gesamtprogramms einer Betriebsveranstaltung sind. Achten Sie aber in jedem Fall darauf, dass der Freibetrag von 110 EUR pro Betriebsveranstaltung nicht überschritten wird. Darin einrechnen müssen Sie auch Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, usw. Weitere Tipps halte ich/halten wir für Sie bereit.
Schließlich möchte ich/möchten wir Sie noch auf die besondere Möglichkeit hinweisen, Ihren Mitarbeitern Gutscheine bis zu 44 EUR im Monat steuerfrei zuzuwenden oder diesen aus Ihrem Sortiment Waren- und/oder Dienstleistungen bis zum Rabattfreibetrag von 1.080 EUR steuerfrei zuzuwenden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang jedoch, dass der Gutschein als Sachlohn und nicht als Bargeld zu behandeln ist. Welche Kriterien hierfür entscheidend sind, erkläre ich/erklären wir Ihnen gerne im persönlichen Gespräch.
Steuerpflichtige Bewirtungsmaßnahmen im Betrieb
Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten im Betrieb (Kantinenmahlzeiten), müssen Sie die Bewirtung beim Lohnsteuerabzug als Arbeitslohn erfassen. Als steuerpflichtiger Arbeitslohn gelten nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung für 2015 folgende Beträge als Arbeitslohn:
• für das Mittag- oder Abendessen jeweils 90 EUR pro Monat oder 3,00 EUR täglich
• für das Frühstück 49 EUR pro Monat oder 1,63 EUR täglich.
Erhalten Mitarbeiter verbilligte Mahlzeiten, müssen Sie ebenfalls die genannten Sachbezugswerte in Ihrer Lohnbuchhaltung berücksichtigen, jedoch vermindert um den vom Arbeitnehmer gezahlten Essenpreis. Die Sachbezugswerte nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung gelten übrigens auch in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber im Rahmen einer Auswärtstätigkeit bewirtet wird und es sich dabei um eine "übliche Beköstigung" handelt. Für eine "übliche Beköstigung" gilt ein Höchstbetrag, den Sie bei mir/uns erfragen können. Wird der Höchstbetrag überschritten, liegt in der Beköstigung ein sog. "Belohnungsessen" vor. Von dem Belohnungsessen zu unterscheiden ist wiederum das Arbeitsessen. Ein solches gilt auch dann nicht als Belohnungsessen, wenn der Höchstbetrag überschritten ist. Die steuerlichen Folgen von Arbeits-/Belohnungsessen usw. sind komplex. Sprechen Sie mich/uns unbedingt an.
Darüber hinaus ist die Berücksichtigung steuerpflichtiger Bewirtungsmaßnahmen in der Lohnbuchführung erfahrungsgemäß mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden.
Mein/Unser Tipp
Ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht bei einer verbilligten Mahlzeit arbeitstäglich nicht, wenn jeder Arbeitnehmer einen Essenspreis mindestens in Höhe des Sachbezugswerts nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung bezahlt. Weitere Gestaltungstipps halte ich/halten wir für Sie bereit. Selbstverständlich übernehme ich/übernehmen wir auch sämtliche, mit steuerpflichtigen Bewirtungsmaßnahmen anfallende Buchungsarbeiten.
Steuerpflichtige Bewirtungsmaßnahmen außerhalb des Betriebs
Für arbeitstägliche Mahlzeiten außerhalb des Betriebs (z.B. in einem benachbarten Restaurant) sind dieselben Sachbezugswerte wie für Bewirtungsmaßnahmen im Betrieb anzusetzen. Voraussetzung ist, dass zwischen dem Arbeitgeber und jener Einrichtung, die die Mahlzeiten leistet, eine vertragliche Beziehung besteht. Bei Einschaltung sog. Essensmarken-Emittenten gelten weitere Besonderheiten. Sprechen Sie mich/uns gerne an.
Steuerfreie Bewirtungsmaßnahmen
Nicht steuerbar sind u. a. alle Vorteile aus der Teilnahme an geschäftlich veranlassten Bewirtungen. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe von Bewirtungsmaßnahmen, die steuerfrei sind und mit denen Sie Ihre Mitarbeiter zusätzlich motivieren können. Versorgen Sie z. B. Ihre Mitarbeiter im Betrieb unentgeltlich mit Getränken und Genussmitteln (Wasser, Kaffee, Tee etc.), gelten diese Zuwendungen als Aufmerksamkeiten und sind steuerfrei. Dasselbe gilt auch für Verköstigungen, die Sie Ihren Mitarbeitern während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (Besprechung, Sitzung etc.) zukommen lassen. Hierbei sind allerdings wiederum die Wertgrenzen zur Qualifizierung des Essens als Belohnungsessen zu beachten. Sprechen Sie mich/uns auf weitere Gestaltungen und steuerfreie Bewirtungsmaßnahmen an. Ich unterstütze/Wir unterstützen Sie auch in der Ausarbeitung neuer Betreuungskonzepte für Ihre Mitarbeiter.
Lohnsteuerpauschalierung
Abschließend will ich/wollen wir Sie auf die Möglichkeit hinweisen, die Lohnsteuer für die arbeitstäglichen Mahlzeiten, die Sie Ihren Mitarbeitern in Ihrem Betrieb oder außerhalb Ihres Betriebs unter vertraglicher Vereinbarung mit einem Restaurant oder einer Gaststätte gewähren, pauschal zu berechnen und abzuführen. Auf einen Nenner gebracht könne Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Verpflegungspauschalen bis in Höhe der doppelten Beträge auszahlen, ohne dass der Arbeitnehmer hierfür Lohnsteuer zahlen muss. Der Arbeitgeber versteuert den Mehrbetrag mit 25 % pauschal. Welche Beträge unter Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung zugewendet werden können, erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.
Auch die auf eine steuerpflichtige Sachzuwendung (Geschenk im Wert von mehr als 60 EUR) entfallende Lohnsteuer kann pauschal berechnet und abgeführt werden. Beachten Sie, dass jeweils unterschiedliche Pauschalsteuersätze gelten. So beträgt der maßgebliche Pauschalsteuersatz für Bewirtungen/Mahlzeiten 25 %, für Geschenke bzw. alle übrigen Sachbezüge außer den Mahlzeiten 30 %.
Die steuerliche Behandlung von Geschenken und Bewirtungen ist, wie Sie sehen, sehr komplex. Diese Komplexität lässt aber auch an bestimmten Stellen Steuergestaltungen zu. Vorteile aus diversen Gestaltungen ergeben sich für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter. Es lohnt sich also für alle Beteiligten mit mir/uns diesbezüglich Kontakt aufzunehmen.
Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen als roter Faden für einen Check-up Ihrer Lohnbuchhaltung bzw. für ein Gespräch gemeinsam mit mir/uns dienen. Die Checkliste ersetzt nicht die individuelle Beratung. In einem Gespräch sollten wir die Details besprechen. Ich freue mich/Wir freuen uns auf das Beratungsgespräch!

Mit freundlichen Grüßen
Kai-Michael van Dornick

Steuerberater